Regulamin świadczenia usług

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w systemie Vetilo i stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługodawcą jest [DO UZUPEŁNIENIA — nazwa podmiotu] z siedzibą [DO UZUPEŁNIENIA — adres], NIP [DO UZUPEŁNIENIA], wpisany do [DO UZUPEŁNIENIA — KRS albo CEIDG].
3. Adres do korespondencji elektronicznej: [DO UZUPEŁNIENIA — e-mail].
4. Usługa jest kierowana do przedsiębiorców — zakładów leczniczych dla zwierząt i lekarzy weterynarii prowadzących działalność. Nie jest ofertą dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.

§2. Definicje

1. System — oprogramowanie Vetilo udostępniane w modelu usługi (bez instalacji u Usługobiorcy).
2. Usługobiorca — zakład leczniczy dla zwierząt lub inny przedsiębiorca, który zawarł umowę o korzystanie z Systemu.
3. Konto — wydzielona przestrzeń Usługobiorcy wraz z jego danymi.
4. Użytkownik — osoba fizyczna działająca w imieniu Usługobiorcy, posiadająca własny login.
5. Lekarz rozliczany — Użytkownik z rolą lekarza weterynarii, uprawniony do zamykania wizyt i wystawiania dokumentacji. Liczba takich Użytkowników wyznacza plan abonamentowy. Recepcja, technicy i personel pomocniczy nie są rozliczani.

§3. Zakres usługi

1. W ramach Systemu Usługodawca udostępnia w szczególności: kartoteki klientów i pacjentów, dokumentację wizyt, kalendarz i rezerwację terminów, magazyn produktów leczniczych z dokumentami obrotu, ewidencję środków odurzających i substancji psychotropowych, wykaz szczepień przeciw wściekliźnie, generowanie dokumentów PDF oraz moduł rozliczeń.
2. System jest narzędziem wspierającym prowadzenie dokumentacji. Nie zastępuje wiedzy i decyzji lekarza weterynarii ani nie przejmuje odpowiedzialności za treść wpisów.
3. Usługodawca rozwija System na bieżąco. Aktualizacje są wliczone w abonament i nie wymagają działania po stronie Usługobiorcy.
4. Usługodawca może wycofać funkcję, informując o tym z 60-dniowym wyprzedzeniem, chyba że wycofanie wynika ze zmiany przepisów albo z zagrożenia bezpieczeństwa — wtedy niezwłocznie.

§4. Warunki techniczne

1. Do korzystania z Systemu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka z obsługą JavaScriptu (wersja bieżąca lub jedna wcześniejsza) oraz czynny adres e-mail.
2. Usługodawca nie odpowiada za nieprawidłowe działanie Systemu wynikające z niespełnienia powyższych wymagań, z konfiguracji sieci Usługobiorcy albo z oprogramowania blokującego działanie przeglądarki.
3. Zakazane jest dostarczanie przez Usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym oraz podejmowanie działań zakłócających działanie Systemu — w tym automatycznego pobierania danych, testów obciążeniowych i prób obejścia mechanizmów kontroli dostępu bez pisemnej zgody Usługodawcy.

§5. Zawarcie umowy i konto testowe

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta po rejestracji i akceptacji Regulaminu.
2. Usługobiorca może korzystać z konta testowego bezpłatnie. Konto testowe służy zapoznaniu się z Systemem i może mieć ograniczenia funkcjonalne, o których informuje panel.
3. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony.
4. Usługobiorca odpowiada za poufność danych logowania swoich Użytkowników i za działania podejmowane z ich użyciem. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie powiadomić Usługodawcę.

§6. Płatności

1. Wysokość abonamentu wynika z planu i liczby Lekarzy rozliczanych. Ceny podane na stronie są cenami netto — do zapłaty dolicza się podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
2. Okres rozliczeniowy wynosi miesiąc albo rok, zgodnie z wyborem Usługobiorcy. Faktura jest wystawiana z góry za okres rozliczeniowy.
3. Zwiększenie liczby Lekarzy rozliczanych w trakcie okresu skutkuje dopłatą proporcjonalną do pozostałego czasu. Zmniejszenie odnosi skutek od kolejnego okresu rozliczeniowego.
4. W razie opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni Usługodawca może ograniczyć dostęp do Systemu po uprzednim wezwaniu i wyznaczeniu dodatkowego 7-dniowego terminu. Ograniczenie nie obejmuje możliwości pobrania własnych danych.
5. Zmiana cennika nie dotyczy trwającego opłaconego okresu rozliczeniowego.

§7. Obowiązki Usługobiorcy

1. Usługobiorca odpowiada za rzetelność i kompletność danych wprowadzanych do Systemu, w szczególności za treść dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej, wpisów do ewidencji produktów leczniczych oraz do książki kontroli środków odurzających.
2. Usługobiorca zapewnia, że osoby dokonujące wpisów mają do tego stosowne uprawnienia, a wpisy do ewidencji środków odurzających są zatwierdzane przez osobę odpowiedzialną wyznaczoną zgodnie z przepisami.
3. Usługobiorca odpowiada za terminowe przekazywanie dokumentów organom nadzoru. System przypomina o terminach i przygotowuje dokumenty, ale ich nie wysyła w imieniu Usługobiorcy, o ile nie uzgodniono inaczej.
4. Usługobiorca zarządza uprawnieniami swoich Użytkowników i niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które przestały u niego pracować.

§8. Dane i ich powierzenie

1. Administratorem danych osobowych zawartych w dokumentacji prowadzonej w Systemie jest Usługobiorca. Usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawieranej wraz z umową o świadczenie usługi.
2. Szczegóły przetwarzania, okresy przechowywania i lista podmiotów podprzetwarzających znajdują się w Polityce prywatności, która stanowi integralną część Regulaminu.
3. Usługodawca nie wykorzystuje danych Usługobiorcy do własnych celów, nie udostępnia ich podmiotom trzecim poza przypadkami opisanymi w Polityce prywatności i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli uczenia maszynowego.
4. Dane Usługobiorcy pozostają jego własnością. Usługodawca nie nabywa do nich praw innych niż niezbędne do świadczenia usługi.

§9. Dostępność i przerwy techniczne

1. Usługodawca dokłada starań, aby System był dostępny w sposób ciągły. Deklarowana dostępność miesięczna wynosi 99,5% poza planowanymi przerwami technicznymi.
2. Planowane przerwy techniczne odbywają się poza godzinami 8:00–20:00 i są zapowiadane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem komunikatem w panelu.
3. Usługodawca wykonuje kopie zapasowe danych nie rzadziej niż raz na dobę.
4. Odrębne parametry dostępności i czasu reakcji mogą zostać uzgodnione w umowie SLA dla planu Klinika.

§10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami wskazanymi poniżej.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości opłat wniesionych przez Usługobiorcę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.
3. Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji medycznych podejmowanych przez lekarzy weterynarii ani za treść dokumentacji wprowadzonej przez Usługobiorcę.
4. Usługodawca nie odpowiada za konsekwencje niedopełnienia przez Usługobiorcę obowiązków sprawozdawczych wobec organów nadzoru.

§11. Reklamacje

1. Reklamacje składa się na adres [DO UZUPEŁNIENIA — e-mail], wskazując nazwę Usługobiorcy, opis nieprawidłowości i oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przekazuje odpowiedź na adres e-mail, z którego reklamacja wpłynęła.
3. Zgłoszenia awarii uniemożliwiających korzystanie z Systemu są obsługiwane priorytetowo, niezależnie od trybu reklamacyjnego.

§12. Rozwiązanie umowy i eksport danych

1. Usługobiorca może wypowiedzieć umowę w każdym czasie, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, a bez zachowania terminu — w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Usługobiorcę, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
3. Przez 30 dni od rozwiązania umowy Usługobiorca zachowuje możliwość pobrania pełnego eksportu swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Na wniosek Usługodawca przygotuje eksport w innym uzgodnionym formacie.
4. Po upływie 30 dni dane Konta są trwale usuwane, z zastrzeżeniem danych, których przechowywanie nakazuje przepis prawa. Kopie zapasowe wygasają zgodnie z cyklem rotacji opisanym w Polityce prywatności.
5. Obowiązek przechowywania dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej po rozwiązaniu umowy spoczywa na Usługobiorcy. Pobranie eksportu przed usunięciem Konta jest jego obowiązkiem.

§13. Zmiany regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usługi, względów bezpieczeństwa albo zmian organizacyjnych.
2. O zmianie Usługobiorca jest informowany co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie — komunikatem w panelu i wiadomością na adres e-mail przypisany do Konta.
3. Brak wypowiedzenia umowy przed dniem wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację. Usługobiorca, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym przed tym dniem.

§14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Spory wynikające z umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Usługodawcy.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy, a w miejsce nieważnego stosuje się przepis prawa najbliższy zamierzonemu celowi.
4. Integralną częścią Regulaminu jest Polityka prywatności.